作業効率10倍アップ!Gmailでメールを自動振り分けする方法

ビジネスメールから個人使用まで、圧倒的なシェアを誇るGmailですが、カスタマイズ次第で圧倒的な便利ツールへと生まれ変わります。

今回は、そんなカスタマイズの一つGmailの「自動振り分け」機能を使用して、作業効率を上げる方法をご紹介します。

Gmailの「自動振り分け」とは?

取引先からのメールから、メルマガまで、毎日たくさんのメールが届き、フォルダが未読の山になっていませんか?

そんな、手に負えないメールの仕分けを、自動的に行なってくれるのがメールの自動振り分け機能です。

例えばこんな事が簡単にできてしまいます。

  • A社から来たメールには「A社」のタグを自動的につける
  • B社から来るメールは「B社」のフォルダに自動的に送る
  • Cさんからくるメールは、自動的に「既読」にする
  • D社から来るメルマガは、自動的にゴミ箱に入れる

上記はほんの一例ですが、このように自動振り分け機能を使用すれば、今まで手動で行っていたメール分けなど、様々な作業を自動化できます。

単純作業や、無駄なメール処理は自動化して、本当に目を通すべきメールに集中することができます。

設定方法

設定方法は非常に簡単です。まずは受信したメールを開き、右上に表示される・が縦に3つ並んだアイコンをクリックします。

今回は、例としてアップルストアから来るメルマガで試してみましょう。

メールを選択

そこで表示される「メールの自動振り分け設定」を選択します。すると下記のような振り分け設定の詳細設定がポップアップします。

ここではFromの部分に「AppStore@new.itunes.com」が既に入力されています。

メールの自動振り分けは設定は大きく分けると「どんなメールを」「どう処理するか」の2つから成り立っています。ここでは、前者の「どんなメールを」に当たる部分を選択します。

上記の場合は、FromにAppStoreのアドレスが入ってるので、「AppStorから来たメールを」という選択状態を指します。

他にも下記のような例が挙げられます。

  • Toに「abc@gmail.com」をいれた場合→abc@gmail.comが宛先になっているメールを選択
  • 件名に「ABC株式会社」をいれた場合→件名にABC株式会社を含むメールを選択
  • 含むに「abc@gmail.com」をいれた場合→abc@gmail.comが本文に含まれるメールを選択

このように、あらゆる「どんなメールを」を選択することが可能です。

例えば今回、AppStoreからのメルマガが、頻繁に来て邪魔だ!という場合だとすると、上記のFromの状態にして「フィルタを作成」に進みます。

フィルタを選択

上記で「どんなメールを」の設定が終わったので、次は「どう処理するか」の部分にあたるフィルタを設定します。

上記が設定できるフィルタ一覧となります。

例えば、「既読にする」にチェックをいれると、AppStoreから来たメールは未読にならずに、届いた時点で既読になります。

毎日無数に届く業務用のお知らせメールや不要なメルマガなどには有効ですね。

また、その他にも「削除する」はその名の通りメールが届いた時点で削除されますし、「転送する」を選択すれば指定のメールに転送をすることも可能です。

「上記の76件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」をチェックしておけば、過去のメールにもすべて適用されて便利です。

ラベルをつける

上記の自動化に加え、便利な機能が「ラベルを付ける」機能となります。

選択したメールに自動的にラベルをつけることができます。例えば下記のように、AppStoreというラベルをつけておけばメールを一覧でみたときに便利ですね。

「次のラベルの下位にネスト」を選択すれば、ラベルに親子関係を作ることが可能です。

例えば、メルマガという大きなラベルを作成し、その下位にAppStore、Amazon、楽天・・などラベルをまとめることが可能です。

更に、先頭に01.や02.など番号を振っておけば、自動的に並び替えることもできて便利です。※下記例

まとめ

メールの自動振り分けは、膨大なメールを処理するための必須設定です。

はじめは腰が重いかもしれませんが、1度設定するとこんな楽な機能はありません。

大切な作業に時間を使う為にも、無駄な作業は徹底的に効率化してしまいましょう。

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