Office365とは?イマイチわからない『Office365』を総まとめ

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こんにちは

みなさん「Office365」ってご存じですか?

たまに聞くけど、何のことかわからないな

新しいワードとかエクセルの事でしょ?

自分には関係ないからな〜

そんな声を良く聞くので、一度Office365について、どういったサービスなのか、何が新しいのか、どういった人にメリットがあるのか等をおさらいしてみましょう。

これからの時代、働き方はより一層「クラウド化」「マルチデバイス化」が進み、Office365を知らないままでは、どんどん取り残されてしまいます。

知っていれば、とても便利なサービスなので、是非フル活用して、生産性を向上させましょう。

変化を恐れず、新しい事を取り入れる者だけが、ビジネス戦国時代を勝ち抜く事ができます。

Office365には①家庭向け②ビジネス向け③教育機関向け④行政機関向けがありますが、今回ご紹介するのは、一番多い②ビジネス向けのご紹介となります。




Office365とは?

Office365とは

Office365とは、2011年からマイクロソフトが本格的開始した、ソフトウェア✕クラウドサービスの総称となります。キーワードは「クラウド」です。さっそく中身について詳しく見ていきましょう。

Office365に含まれるもの

Office365は、大きく分けて以下の4つのサービスの総称です。

  • Office(ワード・エクセル等)
  • Exchange(メール・スケジュール等)
  • SharePoint(オンラインストレージ)
  • Skype for Business(Web会議・ビデオ電話)

以上の4つのサービスの、必要なもだけを契約し、月額料金で支払うのがOffice365です。

よくワードやエクセルだけがピックアップされがちですが、Officeソフト(Word・Excel・PowerPoint等)は、Office365のサービスの一部に過ぎません。

Office365導入の背景

マイクロソフトがOffice365を投入したのには、世の中の急速なクラウド化が背景にあります。

各個人が、それぞれスマートフォンやタブレットといった、複数のデバイスを持つことが当たり前となった現在、必要なデータやサービスはクラウドを利用する方が、圧倒的に利便性が高くなりました。

また、東日本大震災等の災害対策としても、クラウドを利用することは大きな意味を持ちます。例え災害が起きても、業務を止めない・データを無くさないリスク管理が、あらゆる企業に必要な対策として急務になりました。

マイクロソフトも、これらの影響を大きく受け、これまでの「パソコンのソフト会社」のままでは、生き残れなくなりました。よって、クラウド化に向けて、大きく舵を切ったサービスがOffice365です。

他のソフトウェア企業

他のソフトウェア企業も、どんどんとクラウド化を進めています。アドビシステムズの、有名なデザイナー向けソフトPhotoshopIllustratorもパッケージ販売を終えて、今は月額利用のクラウド商品のみの販売となります。

また、設計などに使われるCAD(キャド)で有名なAutodeskのAutoCADも、単体製品の永久ライセンス新規販売を2016年1月31日で終了しています。

パッケージソフトは、導入コストは高くなりますが、一度買うとほぼ永久的に使うことができます。しかし、月額制のクラウドサービスとなると、ある意味一生自分のものとはなりませんので、賛否が別れるところです。

もちろん、クラウドサービスになって、パッケージには無いメリットもたくさんあります。Office365のそれぞれのサービスについて、メリット・デメリットを詳しく見てみましょう。

Office365プラン構成

かなりややこしくなっているプラン構成、これが導入ハードルの一つになっている事は、間違い有りません。まず大分類として、ビジネス(300名以下)エンタープライズ(無制限)に別れます。

365プラン比較

当然のことながら、使えるソフトを増やせば、月額料金も上がります。それぞれ使いたいソフトやサービスに応じて、プランを選びましょう。詳しくは以下を御覧ください。

ビジネスプラン(300名以下)

300名以下の中小規模向けプランです。Business Premiumがいわゆる全部入りのプランとなります。WordやExcelの使用のみで良い場合は、シンプルにBusinessプランでOK。

ビジネスプラン

エンタープライズプラン(無制限)

こちらは、人数制限なしの、大規模ユーザー向けプランです。Enterprise E5のプランのみPower BIツールが付属します。BIツールとは、分析ツールの事です。

エンタープライズプラン

最安で540円/月額から、Office365を使うことができます。どの機能をつけるべきか、どのサービスを利用するのが良いかを踏まえて、プラン比較をしてみましょう。

Office

office

このOfficeは、いわゆる皆さんが一番イメージしやすい、ワードやエクセルをはじめとするソフトの事です。もちろんOfficeライセンスには、それ以外の便利なソフトも含まれていますのでご紹介します。

アプリケーション

Word Word (文書作成)

Excel Excel(表計算)

PowerPoint PowerPoint(プレゼン資料作成)

OneNote OneNote(クラウドノート)

Outlook Outlook(メール)

Publisher Publisher(デザイン文書作成)

Access Access(データーベース)※Office365 Businessには付属していません

Skype Skype for Business(Web会議)※ Office365 Businessには付属していません

上記のアプリケーションが、Officeアプリケーションといわれるソフトウェアになります。AccessとSkypeは、プランによって有無が分かれますので、必要に応じてプランを選びましょう。

1ライセンスで最大15台までインストール可能

365

これまで、Officeライセンスは、パソコンを購入すると、はじめからワードやエクセルがプリインストールされているものや、パッケージソフトを購入して、パソコンにインストールするデバイス単位でした。

しかし、Office365は、デバイス単位では無く、ユーザー単位でラインセンスを提供しています。さらに、1ユーザーあたり15デバイスまでのライセンスが含まれています。

例えば、会社ではデスクトップPC、外出時はスマホやタブレット、自宅ではノートパソコンなど、複数のデバイスを使用していても、Office365なら複数デバイスの使い分けが可能です。

デバイスの台数制限

  • PCまたはMAC→5台
  • スマートフォン→5台
  • タブレット→5台

上記のように、各デバイス5台までのインストールが認められています。フル活用すれば、最大15台までOfficeアプリをインストールする事ができるんです。

各デバイスごとに、Officeを購入していたのであれば、大きなコスト削減をはかることができますね。

※今のところ、同時起動も問題なくできるようです。

バージョン管理

Office365の場合、Officeアプリは、常に最新バージョンとなります。これまでは、Office2010と使っている人やOffice2013を使っている人など、バージョンがバラバラになりがちでした。

しかし、Office365は全て最新のバージョンに統一されます。それにより以下のようなメリットがあります。

  • ユーザーごとのバージョンばら付きを統一
  • 管理者による管理が容易
  • 多様なデバイスへの対応が可能
  • サポート終了に遭遇しない

個人ではなくビジネスで利用する場合、大変なのが管理。それぞれが購入したタイミングにより、別々のバージョンを利用していると、管理者はバージョンの把握や、買い替えコストの算出などが大変です。

Office365なら、バージョンが統一され「何ライセンスあるか」の管理のみで良いので、管理がグッと楽になります。

管理

デメリットとしては、否応なしに最新バージョンになるので、使い勝手や操作面が、前のほうが良かったと思っても、ダウングレードができない点です。

Office365モバイルアプリ

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Officeアプリは、様々なデバイスに対応しています。通常のOfficeアプリは、Office365の契約が無くても無料で利用する事ができます。しかしOffice365を契約していれば、アプリでのプレミアムフル機能が開放されます。

iPad向けの「Office for iPad」や、スマートフォン向けの「Office Mobile」など、各デバイスに最適化されたアプリが用意されているので、場所を選ばずに仕事をする事も魅力の一つです。

これまでの製品との比較

これまで一般的だった、プリインストール・パッケージ・ボリュームライセンスとOffice365を比較してみましょう。

Office比較

企業としては、経費計上できるかも大きなポイント。毎月発生するコストなので、ライセンス数が増えれば増えるほど、コストは増大します。

Exchange

exchange

意思疎通やスケジュール管理は、人が増えれば、増えるほど大変です。予定の調整や、会議室の予約、関係者や取引先へのメールなど、企業は様々な人と交わることで成り立っています。

それらのニーズに答えるのが、Exchange Onlineです。

Exchangeの概要

Exchangeの主な機能は、以下のとおりです。

  • 50GBの大容量メールボックス
  • スケジュール管理
  • 施設・機材予約
  • 連絡先管理
  • タスク管理
  • Officeとの連携

いつでも、どこでもメールを送受信

メールを会社のPCでのみ受けている場合や、自宅やモバイルでの送受信が、相互に連携していないと、どのメールに返信したか、どれが未読なのかと、わからなくなります。

Office365のExchangeは、メールの管理がクラウドに一元化されているので、どこでも同じメールが確認できます。また、ほぼ全ての端末から利用可能かつ、クラウドで管理されているので、デバイス間の同期は不要というメリットがあります。

また、1ユーザーあたり50GBの大容量メールボックスが容易されているので、契約している限り永久的に利用できます。

安全性

メールは、クラウド上にあるので、万が一災害やトラブルの際も、大切なメールが消えてしまう心配はありません。

Office365は、日本初となるクラウドセキュリティゴールドマークを取得した、安心安全なクラウドサービスです。ウイルスやスパム対策、迷惑メール対策もしっかり成されているので、個人で管理するよりよっぽど安全です。

また、Exchangeの管理者領域では、全てのメールの保管が可能です。これにより、問題発生時に退職者のメールを閲覧することなどもできます。

スケジュール管理

スケジュール管理もクラウド上で行うことが可能です。みんなが、クラウド上のスケジュール帳に各自の予定を入力すれば、一目でメンバーの状況が分かります。

会議の出席者調整や、同行の予定を簡単に組むことができます。クラウドサービスなので、変更があれば、すぐに全員に反映されるので、食い違いが起こる心配はありませんね。

SharePoint

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SharePointとは、クラウド上にあるデータの倉庫です。通常パソコンで作成した資料やデータは、各パソコンに保管するか、企業のサーバーに保管するのが一般的です。

しかし、故障や災害時に大切なデータが消えてしまえば、企業の存続に関わります。そんな大切なデータもクラウド上に保存しておけば安全です。

どこからでもアクセス

営業先でどんな対応もできるように、全てのデータを持ち歩く。こんな非効率で、危険な事はできませんよね。落として情報漏えいでもすれば、信頼は地に落ちます。

SharePointに、資料を保存しておけば、外出先でもあらゆるデバイスからアクセスでき、なおかつデータは端末上には残らないので、紛失時もデータが盗まれる事はありません。

スライド1

また、細かいアクセス権の設定もできるので、SharePoint上のデータに閲覧できる人や編集できる人等権限をつけることができます。人事の情報や給料の情報は、見られたら困りますもんね。

ミス・誤操作の軽減

SharePointを利用して、大切なデータをクラウド上に保存しておけば、複数人でデータを共有することが可能です。また、エクセルファイルなどを共同で編集する事も簡単です。

ですが、共有した時に怖いのが、ミスや誤操作によるデータの消失です。SharePointでは、データを削除後30日間ごみ箱からいつでも戻せる機能があります。

また、間違えて上書きしてしまった場合も、以前のバージョンに戻す機能もあります。さらにウイルス付のファイルは、アップロード時にエラー表示がされますので安心。

他拠点・協力会社との連携

ファイルの共有をメールで行うと、データが重たかったり、送付してから変更があったりとトラブルの元です。

その点クラウドストレージならば、他拠点へのファイル送付が簡単かつバージョン管理も最新です。ついでに、外部の協力会社などとも、アクセス権を付けておけば、手軽にファイル共有ができます。

アクセス権

企業間の作業効率アップがはかれますね。

OneDriveとの比較

Office365には、1TBというリッチな容量のクラウドストレージ「OneDrive」が付属しています。これにより、大量のデータでも、クラウド上に保存できるのでとても便利です。

このOneDriveとSharePointって、めちゃくちゃ似てますが一体何が違うかというと、管理者が立てられるかどうかの差なんです。

OneDriveは、あくまで個人向けのストレージであり、ユーザーによる管理です。対してSharePointは、社内共有の為のサイトなので、管理者が全てを管理します。

人が多いと、管理者がいないと無茶苦茶になってしまいますので、大勢で利用するクラウドストレージに管理は必須ですね。

ファイルの自動同期

さらに、SharepointとOneDrive for Businessには、同期フォルダという便利な機能があります。パソコンに同期フォルダを作成すれば、そのフォルダ内のファイルは自動でOffice365と同期されます。

つまり、いちいちダウンロード・アップロードの作業をする必要は無く、パソコンで作業したファイルが自動的にOffice356にバックアップされるんです。

バックアップ用としても利用できますね。

Skype for Business

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ビジネスでは、会議や打ち合わせが必須。対面で話をするのは、メールや電話では伝えきれない事を伝える、大切なコミュニケーション手段です。

ただ、遠い場所や、一度に離れ離れの人々と会議をするために出張すれば、経費も馬鹿になりません。移動費や宿泊費、時間も消費します。

Skype for Businessを利用すれば、自分のデスクがすぐさま、世界中と繋がる会議室に早変わりします。

スケジュールと連携

イメージSkype

上記のExchangeスケジュール機能とSkypeを連携すれば、在席確認ができます。相手が今連絡することができる状態かどうかが、スケジュールを見ればすぐ分かります。

ちょっとした疑問も、相手がオンラインならSkypeで聞いちゃいましょう。

ホワイトボード機能

オンライン会議の参加者が、メモを入力したり、図を描いたりなど、他の参加者と共同作業をすることができます。まるで本当の会議のようですね。

ついでに、エクセルやパワーポイントなどの資料も、送受信できます。

様々なデバイスで会議に参加

カメラとマイクのあるデバイスなら、ビデオ会議が可能です。Windows版以外にも、iPhoneやAndroidなどにもアプリはリリースされています。

スマホSkype

あらゆる場所が、会議室になるので、捕まえにくいあの人も会議に誘いましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

これから、どんどん普及が進むであろうOffice365。賢く使えば、ビジネスを効率的に改善することができる、便利なツールです。

これまでは、社内にサーバー管理者を置いて、自社でデータを管理している会社が多かったですが、これからは、クラウドにアウトソースする方が、安全かもしれません。

大切なのはワードやエクセルではなく、それによって創りだされる価値です。大切な価値を持ったデータを無くさないよう、クラウドファーストに移行してみてはいかがですか?

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